Ｅメールを止めない！

Eメールの有効性を未だに理解できていない？
Eメールを無くせば日本人の生産性が上がると考える。想像するに、日本企業の生産性を低下させている理由に、メール作成と社内向けの資料作成が大きく占める。しかも几帳面な日本人はメールの精巧な作品を製造する人が極端に多い。

Ｅメールは１９６０年代にアメリカ人が生み出したものだ。日本人より論理的思考に長け、無駄が嫌いなアメリカ人に有効なツールだった。彼らはＥメールの有効性を理解しながら使っている。しかし、日本人はそこを理解せずに利用してしまい、大事な契約書を作るがごとく、労力をかけ作成している。要は、アメリカ人は会話の代わりにＥメールを使い、日本人は手紙の代わりにＥメールを使っている。


Ｅメール禁止令を発令せよ！
日本人は既存のルールを変えるのに時間がかかる。Ｅメールを使うメリットがないと理解してても、すぐには変えられない。思い切って禁止するのもいい。Ｅメールに代わる有効なツールは、世の中に死ぬほどあり、その代表格にＳＮＳがある。その中でもビジネスコミュニケーションツールとして有効なのはＬＩＮＥだろう。ＬＩＮＥは会話型に適したスタイルであり、会話の代わりには最適なもの。過去のやり取りもすぐに認識でき、宛先設定、件名考案、無駄な挨拶を省ける。それと、言い回しもライトな感じにしやすいので、無駄なタイピングを減らせる。


チャット型の課題
ビジネス上では様々なファイル形式のドキュメントのやり取りが頻繁にある。まだ未対応のファイル形式が時々散見されるので、もっとビジネス仕様にアップデートしてほしい。会社の中にはいろんな価値観の人がいて、フランクな会話形式が苦手な人もいる。そういう場合は、コミュニケーションツールの研修を社内で行い、有効性や使い方をしっかり理解してもらうことだ。


コミュニケーションはバリエーションで
全てのコミュニケーションをデスクワークで行う必要はない。フェイス to フェイスでダイレクトに話した方が物事を決めやすかったり、相手の理解速度が早くなる場合もあるはずだ。それと相手の温度感やモチベーションを測りたい場合もそうかもしれない。仕事ができる人はこのあたりの使い分けが非常にうまい。どこに労力をかけるかの仕分けが上手なんだと思います。

相手に響く言葉の選択ができるか？

言葉の選択肢が多い人は、相手を響かせることが容易なのだ。選択肢が少ない人は、思いついた言葉を発するだけで、弱い効果しか発揮していない。言葉よりも心、だから言葉なんてそれほど重要視する必要は無いと考える人もいる。しかし、心のみで伝えて、それを理解できる人は少ないし時間が掛かる。やはり質のいい言葉で伝えた方が正確に早く伝わることが多い。


言葉の選択肢が多い人の特徴は、話すことを楽しんでいる。議論もいい意味での遊び感覚でやっていて、キャッチボールのようにポンポン言葉を発している。そんな時でも相手の反応を粒さに観察してて、どう返すことが最適なのか、言葉の選択肢を前にして判断している。時点というよりも流れというか筋をしっかり捉えていて、そこからはみ出ないよう注意を払っている。


言葉の選択肢を高めるには、やはりコミュニケーション量を増やすことが大事。ただ増やすのではなく、意図する意識を持つこと。闇雲に行えば検証するためのフィードバッグを得られず、改善すべき点が見えてこない。それと相手が使った言葉で自分に響いた言葉を意識しだすと、仕事や生活上から多数得られる。いい言葉を自分のものにすることは決して悪いことではない。


流行語大賞があるように、言葉には流行りがある。旬の言葉を知っておくことで、大事な時に使えるようにしたい。最近は、ビジネス用語のカタカナの流行り廃りがあるので、そこも注意したいものだ。面白いもので、業界ごとにも流行がある。


オーソドックスだけど、やはり新聞に載ってる言葉も響くことが多い。法人営業であれば、自分も相手もビジネスマンなので、共通の新聞を読んでいる可能性が高い。そうすると新聞で目立ったり、何度も載っている言葉は大きな効果を発揮するだろう。ネット上にも新聞に匹敵する有効なメディアがあるので、そこも利用するといいかも。


コミュニケーションを広く捉えると、個人向けの販売接客、ＢtoＢのプレゼンテーションもそうだし、それ用の提案書作成においても同様の考え方ができる。「目は口ほどにものを言う」に補足すると「言葉も口ほどにものを言う」だね。

Ｅメールからアプリへ。

スマートフォンの普及により、コミュニケーション手段が変わりつつある。携帯電話を使ったコミュニケーション手段には、音声通話とメールが一般的で、多くの人が利用していて、固定電話の音声通話やパソコンのメールよりも飛び交う数は圧倒的に多い。


ここへきてスマホの登場で、更に移行しつつある。スマホで使われるツールは、メールというよりチャットに近い形になってきた。代表的なのはアプリの「ＬＩＮＥ」、トークと言ってチャットでいうルームに該当するもの、常時そこでコミュニケーションでき、やりとりの履歴もスクロールで見れるし、メールのようにメッセージがアップされると着信音がなる。特徴は２人部屋でも３人部屋でも好きなだけ作れるところで、Ｅメールにおける同報設定に似ている。


それと「ＬＩＮＥ」の売りは無料通話である。スカイプと同じような仕組みになっていて、インターネット網を使っての通話になるため、「ＬＩＮＥ」同士であれば通話料金が掛からない。もちろん基本料金も無い。


例えば私の場合、テキスト上のコミュニケーションはスマホユーザーとは基本的に「ＬＩＮＥ」、既存の携帯電話利用者へはショートメールや携帯アドレスからのＥメール。音声通話は、相手がソフトバンクユーザーであれば時間帯をみてiPhoneから、それ以外の人へはdocomoの携帯電話からかけている。


それともう一つのコミュニケーション手段は、ソーシャルネットワークサービスのフェイスブックのメッセージである。それほど緊急性を要さない場合で、フェイスブックをアクティブに使っている相手であれば、メッセージを使う。スマホを持っている人は、常時オンライン状態に近いので、その日のうちに返信があることがほとんど。


プライベートに限ってしまえば、パソコン上のＥメールでコミュニケーションすることはほとんどない。ではＥメールはメルマガの受信やネット上での登録確認メールぐらいである。インターネットの代名詞であるＥメールが姿を消す日があるのかもしれない。