Eメールからチャットを公式ツールに。

近年のコミュニケーションツールの遷移
仕事上では様々なコミュニケーションツールが使われている。最も多いのはoutlookなどwindowsのメーラーが多いだろう。インターネットが普及すると同時にＥメールも使われるようになった。当時は、Ｅメールが世界標準であり、最新のコミュニケーションツールであった。その後、パソコン上ではメッセンジャーと呼ばれるチャット形式のツールが短い期間ではあったが使われた。有名どころだとYahooメッセンジャーやMSNメッセンジャー、前者を家のパソコンで使っていた。だが、一部の人の利用に留まり、相手が使ってないことが多く、徐々にフェイドアウト。不思議なのは、各社のメッセンジャーの機能性は高く洗練されていたが、Eメールを超えることはできなかった。


ＬＩＥＮの登場で勝負あり
ＬＩＮＥの登場で大きく変化する。iPhoneを中心としたスマホの普及で個人向けではＳＮＳを使った情報発信やコミュニケーションが頻繁に行われ、ミキシイやツイッター、フェイスブックの変遷をえて、ＬＩＮＥが登場した。先の３つのＳＮＳは情報発信機能が優れたもので言い方を変えると事の前後報告用なのだ。しかし、ＬＩＮＥはリアルタイム性に優れながら電話機能も含まれ緊急時にも使用できるものでした。したがって、アッという間にユーザーが増え、ないと困るレベルのインフラ的なモノになり、普及が一気に進みました。


Ｅメールの根強い需要
個人向けはＬＩＮＥがコミュニケーションのスタンダードとなったが、企業はＥメールでのコミュニケーションから脱却できない状況が未だに続いています。いろいろな原因があるが、会社という縦の関係の中で、会話感覚でメッセージをやり取りできるフランクなフォーマットがマッチしなかった。それと、しかもセキュリティの確保が追いつけなく、繊細なやり取りの場合に不安を感じさせることもあった。企業ではEメールを社内外との交渉記録のエビデンスにしているところもある。


過剰な集団心理は怖い
これからのコミュニケーションツールに求められのは、手間がかからないこと。Eメール1通を作るのに躍起になっている人が本当に多い。そのメールに企業秘密でも書いているかのように過剰な手順を踏んでいる。私自身もそうだったし、そういうシーンを何度も見てきた。最悪の場合は二人係で送信先を確認するなど生産性の意識のかけらもない。


利点が多い
それをチャット形式ににすることで会話形式で情報のやり取りができ、形式的ば文章が減って流れも理解しやすいし、ファイルなどの添付も容易にできる。メンバーの選定もいちいち気を使わなくていい。それをパソコンでもスマホでも見れる。Line慣れしてる人にとっては変わらない操作のため抵抗なく使える。映像や電話の会議への切り替えもスムーズにできる。


サプライヤーを使え
社内でEメールからチャット形式のツールにチェンジする際、ネックになるのはITリテラシーに乏しい人達で、電話でのコミュニケーションがベストという人達だ。。彼らの悪い点は自身が理解できないものは不要とすること。こういう場合はサプライヤーを巻き込めるなら、プレゼン会議を開き、明白な良し悪しをしっかり理解できるレベルの内容で多数決にもっていく。社内全般での採用が難しい場合は特定部署でのテストの上で慎重に検討すると結論立て、ゆっくり導入していく。


Microsoft Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/download-app


LINE WORKS
https://lineworks.ryogeisya.co.jp/


Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/?adcode=onad_glsm_410204150632101