最近増えたビデオ研修の落とし穴。 [コミュニケーション]
最近増えているのがビデオを見せて業務内容を理解してもらう手法。コロナ禍でできるだけ人を密集させないために一人一人がパソコンに向かい黙ってビデオを見るというもの。内容次第では効果を発揮する場合もある。しかし、ほとんどの場合は受講側が消化できずに質問の嵐が巻き起こるだろう。しいて言えば、経験者向けなど復習題材として利用するくらいだろう。
ビデオ研修のデメリット
職種別でも効果は異なる。例えば体や手作業など技術的な職種だとビデオ研修は有効。口頭で説明するより映像で実際の動きを見せた方が頭に入る。しかし、パソコンの画面内で作業する場合は異なる。よくあるのはパワポの資料やPDF化された資料を音声でなぞり読むタイプのもの。資料には構成図や概念図、文章で補間され解説されている。経験があり業務イメージができている人なら、あのことかなどイメージできるが、初めての人にとってはたんたんと流れる映像と音声では理解するのは難しい。
理解できなかった部分があったとして、その時点で質問できないままになり、質問が貯まり続けてしまう。精神衛生上良くない。質問時間をまともに用意していない研修は意外と多い。質疑の効果を最大限にするには、その都度質問し即答されることだ。多くの人は自分の思考で理解しようとツジツマ合わせのため質問をする。それに質問は質問者だけのものではなく、研修を同様に受ける人たちに即座に共有されるため効果の大きい援護射撃なのだ。
吸収力は水物。
研修を進める人は、受講者の理解力やモチベーション、疲労度などを加味し調整しながら進行する。そうしないと、一番起こしてはいけない集団消化不良に陥り、大量の時間が無駄になる。ビデオ研修の場合は、設定された時間内に見るルールがあり自動で淡々と進んでいく。受講者のコンディションは全く考慮されないのだ。誰でもそうだが吸収がはかどるタイミングと、吸収力が著しく落ちるタイミングがある。したがってビデオ研修だと、それを無視しているようなもの。
ビデオを有効に使う方法とは
ビデオ研修に依存せず、効果の大きい部分だけ利用するのがベスト。業務の目的、概念や構成図、用語の解説など、全員に共通の知識を植え付ける場合に非常に有効だろう。これらの説明は研修初期の段階に10分～15分程度がちょうどいい時間幅。30分以上だと長くなり、だらだらして効果が下がる。注意点としては、質問タイムを設けること。ビデオを見せる前に質問タイムがあることを伝えておけば、不明な点をメモとして残しておくはず。質問タイムの有無を曖昧にしていると、流す人が出てきて、理解が進まなくなる。
研修はパフォーマンスが低ければ全く意味がない。決められた時間内で最大の効果を発揮するにはトライ&エラー、PDCAの思想が求められる。試行錯誤して洗練させていき初めて最良の研修ができるのです。
ビデオ研修のデメリット
職種別でも効果は異なる。例えば体や手作業など技術的な職種だとビデオ研修は有効。口頭で説明するより映像で実際の動きを見せた方が頭に入る。しかし、パソコンの画面内で作業する場合は異なる。よくあるのはパワポの資料やPDF化された資料を音声でなぞり読むタイプのもの。資料には構成図や概念図、文章で補間され解説されている。経験があり業務イメージができている人なら、あのことかなどイメージできるが、初めての人にとってはたんたんと流れる映像と音声では理解するのは難しい。
理解できなかった部分があったとして、その時点で質問できないままになり、質問が貯まり続けてしまう。精神衛生上良くない。質問時間をまともに用意していない研修は意外と多い。質疑の効果を最大限にするには、その都度質問し即答されることだ。多くの人は自分の思考で理解しようとツジツマ合わせのため質問をする。それに質問は質問者だけのものではなく、研修を同様に受ける人たちに即座に共有されるため効果の大きい援護射撃なのだ。
吸収力は水物。
研修を進める人は、受講者の理解力やモチベーション、疲労度などを加味し調整しながら進行する。そうしないと、一番起こしてはいけない集団消化不良に陥り、大量の時間が無駄になる。ビデオ研修の場合は、設定された時間内に見るルールがあり自動で淡々と進んでいく。受講者のコンディションは全く考慮されないのだ。誰でもそうだが吸収がはかどるタイミングと、吸収力が著しく落ちるタイミングがある。したがってビデオ研修だと、それを無視しているようなもの。
ビデオを有効に使う方法とは
ビデオ研修に依存せず、効果の大きい部分だけ利用するのがベスト。業務の目的、概念や構成図、用語の解説など、全員に共通の知識を植え付ける場合に非常に有効だろう。これらの説明は研修初期の段階に10分～15分程度がちょうどいい時間幅。30分以上だと長くなり、だらだらして効果が下がる。注意点としては、質問タイムを設けること。ビデオを見せる前に質問タイムがあることを伝えておけば、不明な点をメモとして残しておくはず。質問タイムの有無を曖昧にしていると、流す人が出てきて、理解が進まなくなる。
研修はパフォーマンスが低ければ全く意味がない。決められた時間内で最大の効果を発揮するにはトライ&エラー、PDCAの思想が求められる。試行錯誤して洗練させていき初めて最良の研修ができるのです。
Eメールからチャットを公式ツールに。 [コミュニケーション]
近年のコミュニケーションツールの遷移
仕事上では様々なコミュニケーションツールが使われている。最も多いのはoutlookなどwindowsのメーラーが多いだろう。インターネットが普及すると同時にＥメールも使われるようになった。当時は、Ｅメールが世界標準であり、最新のコミュニケーションツールであった。その後、パソコン上ではメッセンジャーと呼ばれるチャット形式のツールが短い期間ではあったが使われた。有名どころだとYahooメッセンジャーやMSNメッセンジャー、前者を家のパソコンで使っていた。だが、一部の人の利用に留まり、相手が使ってないことが多く、徐々にフェイドアウト。不思議なのは、各社のメッセンジャーの機能性は高く洗練されていたが、Eメールを超えることはできなかった。
ＬＩＥＮの登場で勝負あり
ＬＩＮＥの登場で大きく変化する。iPhoneを中心としたスマホの普及で個人向けではＳＮＳを使った情報発信やコミュニケーションが頻繁に行われ、ミキシイやツイッター、フェイスブックの変遷をえて、ＬＩＮＥが登場した。先の３つのＳＮＳは情報発信機能が優れたもので言い方を変えると事の前後報告用なのだ。しかし、ＬＩＮＥはリアルタイム性に優れながら電話機能も含まれ緊急時にも使用できるものでした。したがって、アッという間にユーザーが増え、ないと困るレベルのインフラ的なモノになり、普及が一気に進みました。
Ｅメールの根強い需要
個人向けはＬＩＮＥがコミュニケーションのスタンダードとなったが、企業はＥメールでのコミュニケーションから脱却できない状況が未だに続いています。いろいろな原因があるが、会社という縦の関係の中で、会話感覚でメッセージをやり取りできるフランクなフォーマットがマッチしなかった。それと、しかもセキュリティの確保が追いつけなく、繊細なやり取りの場合に不安を感じさせることもあった。企業ではEメールを社内外との交渉記録のエビデンスにしているところもある。
過剰な集団心理は怖い
これからのコミュニケーションツールに求められのは、手間がかからないこと。Eメール1通を作るのに躍起になっている人が本当に多い。そのメールに企業秘密でも書いているかのように過剰な手順を踏んでいる。私自身もそうだったし、そういうシーンを何度も見てきた。最悪の場合は二人係で送信先を確認するなど生産性の意識のかけらもない。
利点が多い
それをチャット形式ににすることで会話形式で情報のやり取りができ、形式的ば文章が減って流れも理解しやすいし、ファイルなどの添付も容易にできる。メンバーの選定もいちいち気を使わなくていい。それをパソコンでもスマホでも見れる。Line慣れしてる人にとっては変わらない操作のため抵抗なく使える。映像や電話の会議への切り替えもスムーズにできる。
サプライヤーを使え
社内でEメールからチャット形式のツールにチェンジする際、ネックになるのはITリテラシーに乏しい人達で、電話でのコミュニケーションがベストという人達だ。。彼らの悪い点は自身が理解できないものは不要とすること。こういう場合はサプライヤーを巻き込めるなら、プレゼン会議を開き、明白な良し悪しをしっかり理解できるレベルの内容で多数決にもっていく。社内全般での採用が難しい場合は特定部署でのテストの上で慎重に検討すると結論立て、ゆっくり導入していく。
Microsoft Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/download-app
LINE WORKS
https://lineworks.ryogeisya.co.jp/
Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/?adcode=onad_glsm_410204150632101
仕事上では様々なコミュニケーションツールが使われている。最も多いのはoutlookなどwindowsのメーラーが多いだろう。インターネットが普及すると同時にＥメールも使われるようになった。当時は、Ｅメールが世界標準であり、最新のコミュニケーションツールであった。その後、パソコン上ではメッセンジャーと呼ばれるチャット形式のツールが短い期間ではあったが使われた。有名どころだとYahooメッセンジャーやMSNメッセンジャー、前者を家のパソコンで使っていた。だが、一部の人の利用に留まり、相手が使ってないことが多く、徐々にフェイドアウト。不思議なのは、各社のメッセンジャーの機能性は高く洗練されていたが、Eメールを超えることはできなかった。
ＬＩＥＮの登場で勝負あり
ＬＩＮＥの登場で大きく変化する。iPhoneを中心としたスマホの普及で個人向けではＳＮＳを使った情報発信やコミュニケーションが頻繁に行われ、ミキシイやツイッター、フェイスブックの変遷をえて、ＬＩＮＥが登場した。先の３つのＳＮＳは情報発信機能が優れたもので言い方を変えると事の前後報告用なのだ。しかし、ＬＩＮＥはリアルタイム性に優れながら電話機能も含まれ緊急時にも使用できるものでした。したがって、アッという間にユーザーが増え、ないと困るレベルのインフラ的なモノになり、普及が一気に進みました。
Ｅメールの根強い需要
個人向けはＬＩＮＥがコミュニケーションのスタンダードとなったが、企業はＥメールでのコミュニケーションから脱却できない状況が未だに続いています。いろいろな原因があるが、会社という縦の関係の中で、会話感覚でメッセージをやり取りできるフランクなフォーマットがマッチしなかった。それと、しかもセキュリティの確保が追いつけなく、繊細なやり取りの場合に不安を感じさせることもあった。企業ではEメールを社内外との交渉記録のエビデンスにしているところもある。
過剰な集団心理は怖い
これからのコミュニケーションツールに求められのは、手間がかからないこと。Eメール1通を作るのに躍起になっている人が本当に多い。そのメールに企業秘密でも書いているかのように過剰な手順を踏んでいる。私自身もそうだったし、そういうシーンを何度も見てきた。最悪の場合は二人係で送信先を確認するなど生産性の意識のかけらもない。
利点が多い
それをチャット形式ににすることで会話形式で情報のやり取りができ、形式的ば文章が減って流れも理解しやすいし、ファイルなどの添付も容易にできる。メンバーの選定もいちいち気を使わなくていい。それをパソコンでもスマホでも見れる。Line慣れしてる人にとっては変わらない操作のため抵抗なく使える。映像や電話の会議への切り替えもスムーズにできる。
サプライヤーを使え
社内でEメールからチャット形式のツールにチェンジする際、ネックになるのはITリテラシーに乏しい人達で、電話でのコミュニケーションがベストという人達だ。。彼らの悪い点は自身が理解できないものは不要とすること。こういう場合はサプライヤーを巻き込めるなら、プレゼン会議を開き、明白な良し悪しをしっかり理解できるレベルの内容で多数決にもっていく。社内全般での採用が難しい場合は特定部署でのテストの上で慎重に検討すると結論立て、ゆっくり導入していく。
Microsoft Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/download-app
LINE WORKS
https://lineworks.ryogeisya.co.jp/
Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/?adcode=onad_glsm_410204150632101
チャットの導入で気を付けるべきポイント。 [コミュニケーション]
参考記事 https://active.nikkeibp.co.jp/atcl/act/19/00235/101600002/?i_cid=nbpnxta_top
最近の企業ではEメールとチャットを並行利用しているところが多い。チャットにより状況共有のスピードが格段に上がるのは間違いない。だが、Eメールをどうするかの問題提起がされずにそのままになっている。そうすると社員は自分の判断でEメールとチャットの使い分けを決めている。私の推測だと、社外とのやり取りと関係部署への重要な報連相をEメールで行い、担当者レベルとのワンtoワンと自部署内のやり取りはチャットを使っている人が多い。私の経験で面倒だったのは、他部署の調整をチャットでやり取りした後、経緯を整理してEメールで送ってほしいと依頼されて手間が倍になったこと。こうなると、チャットを導入したメリットが本末転倒になっている。
社内でのやりとりでEメールを使う理由が見当たらない。社外は金銭的利害が絡む会社間の関係なので、責任の所在を明確にするために自社ドメインのアドレスで重要な情報のやり取りをする必要がある。ただ合弁プロジェクトを組むなど、社外の人とチームを組む場合は別の話です。何を重視して情報のやり取りをするかで柔軟にルールを決める必要がある。
徹底的にやりなら、社外への送信以外でEメールを禁止する方法もある。そうすれば社員にとってルールが明確になり、迷うことなくチャットを使えるようになる。それと参考記事にあるようにチャットのデメリットである既読後の要返信をルーズにすること。例えばひと声返事等の返信は不要にするのもいいかもしれない。
もう一つ大事なことは、チャットで発言するのにリスクを負わせないこと。そこでの発言にリスクがついて回ると、重苦しい空気ができて、発言する人が限定されてしまう。友達同士のトークのように気楽にメッセージを送れるムード作りが求められる。言葉遣いもある程度無礼講で情報の発信頻度にこだわってもらいたい。
最近の企業ではEメールとチャットを並行利用しているところが多い。チャットにより状況共有のスピードが格段に上がるのは間違いない。だが、Eメールをどうするかの問題提起がされずにそのままになっている。そうすると社員は自分の判断でEメールとチャットの使い分けを決めている。私の推測だと、社外とのやり取りと関係部署への重要な報連相をEメールで行い、担当者レベルとのワンtoワンと自部署内のやり取りはチャットを使っている人が多い。私の経験で面倒だったのは、他部署の調整をチャットでやり取りした後、経緯を整理してEメールで送ってほしいと依頼されて手間が倍になったこと。こうなると、チャットを導入したメリットが本末転倒になっている。
社内でのやりとりでEメールを使う理由が見当たらない。社外は金銭的利害が絡む会社間の関係なので、責任の所在を明確にするために自社ドメインのアドレスで重要な情報のやり取りをする必要がある。ただ合弁プロジェクトを組むなど、社外の人とチームを組む場合は別の話です。何を重視して情報のやり取りをするかで柔軟にルールを決める必要がある。
徹底的にやりなら、社外への送信以外でEメールを禁止する方法もある。そうすれば社員にとってルールが明確になり、迷うことなくチャットを使えるようになる。それと参考記事にあるようにチャットのデメリットである既読後の要返信をルーズにすること。例えばひと声返事等の返信は不要にするのもいいかもしれない。
もう一つ大事なことは、チャットで発言するのにリスクを負わせないこと。そこでの発言にリスクがついて回ると、重苦しい空気ができて、発言する人が限定されてしまう。友達同士のトークのように気楽にメッセージを送れるムード作りが求められる。言葉遣いもある程度無礼講で情報の発信頻度にこだわってもらいたい。
